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Erweiterung und Detaillierung der Key Performance Indicators (KPIs) für die Einführung eines KPI-Systems in der Stadtverwaltung Kerpen

Torsten Bielan

Torsten Bielan

Stadtverordneter

Erweiterung und Detaillierung der Key Performance Indicators (KPIs) für die Einführung eines KPI-Systems in der Stadtverwaltung Kerpen
Antrag für die Sitzung des Stadtrates am 25.02.2025

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

die in unserem Hauptantrag vom 25.10.2024 vorgeschlagenen KPIs wurden im Rahmen des Haupt- und Finanzausschusses am 26.11.2024 als nicht ausreichend detailliert bewertet. Mit diesem Folgeantrag werden die Anforderungen der Ratsmitglieder sowie die Bedürfnisse der Verwaltung, Politik und Bürger adressiert.

Die Detaillierung der KPIs ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung, bessere Transparenz und effizientere Verwaltungsabläufe. Gleichzeitig wird eine solide Grundlage geschaffen, um Benchmarks mit anderen Kommunen durchzuführen und Optimierungspotenziale aufzuzeigen.

Der Stadtrat möge unseren Antrag vom 25.10.2024 mit diesen Erweiterungen beschließen:

1. Bürgerservice

  • Durchschnittliche Wartezeit im Bürgerbüro (Minuten pro Person).
  • Bearbeitungszeit für Standardanträge (z. B. Personalausweis, Reisepass) in Tagen.
  • Kundenzufriedenheit (durch regelmäßige Umfragen, Skala 1–10).
  • Anzahl der Beschwerden pro Monat.
  • Bearbeitungseffizienz: Anzahl bearbeiteter Anträge pro Mitarbeiter pro Monat.
  • Kosten pro Antrag: Durchschnittliche Bearbeitungskosten für Standardanträge     (Euro).
  • Termin-Einhaltungsquote: Anteil der Anträge, die innerhalb der vorgegebenen Frist bearbeitet werden (%).

2. Bauordnung und Infrastruktur

  • Durchschnittliche Bearbeitungsdauer von Bauanträgen (Tage).
  • Anzahl bearbeiteter Anträge pro Monat.
  • Quote fristgerecht bearbeiteter Anträge (%).
  • Ablehnungsquote bei Anträgen (%).
  • Kosten pro Bauantrag: Durchschnittliche Bearbeitungskosten pro Antrag (Euro).
  • Bearbeitungszeit vs. Benchmark: Vergleich der Bearbeitungszeit mit anderen Kommunen (Tage).

3. Personalwesen

  • Krankenstand der Mitarbeiter (% der Arbeitstage).
  • Fluktuationsrate (Anzahl der Abgänge pro Jahr in %).
  • Mitarbeiter pro 1.000 Einwohner (Vergleich zu Referenzstädten).
  • Produktivität: Verhältnis von produktiven Arbeitsstunden zu Gesamtarbeitsstunden (%).
  • Prozessautomatisierung: Anteil der automatisierten Arbeitsabläufe (%).
  • Effizienzsteigerung durch Weiterbildung: Anzahl optimierter Prozesse nach Mitarbeiterschulungen.

4. Finanzen

  • Haushaltsausführungsquote (% des geplanten Budgets, das ausgegeben wurde).
  • Investitionsquote (% der Haushaltsmittel für Investitionen).
  • Schuldenstand pro Einwohner (Euro).
  • Kosten pro Einwohner: Verwaltungskosten pro Einwohner pro Jahr (Euro).
  • Budgetabweichung: Durchschnittliche Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Ausgaben (% oder Euro).
  • Effizienz der Mittelverwendung: Anteil der erfolgreich abgeschlossenen Projekte innerhalb des Budgets (%).

5. Digitalisierung

  • Prozessautomatisierung: Anteil der digitalisierten und automatisierten Abläufe (%).
  • Digitale Effizienz: Durchschnittliche Bearbeitungszeit für digitale Anträge im Vergleich zu papierbasierten Prozessen (Tage).
  • Self-Service-Quote: Anteil der Bürger, die Self-Service-Plattformen nutzen (%).
  • Support-Anfragen: Durchschnittliche Bearbeitungszeit von IT-Support-Tickets   (Stunden).

6. Verkehr und Mobilität

  • Durchschnittliche Reisezeit für Pendler (Minuten).
  • Reaktionszeit auf Verkehrsstörungen: Durchschnittliche Zeit für die Beseitigung von Hindernissen (Stunden).
  • Effiziente Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel: Betriebskosten pro Fahrgast (Euro).
  • Kosten pro Kilometer Radweg: Durchschnittliche Bau- und Wartungskosten (Euro).

7. Bildung

  • Betreuungsquote in Kindergärten (% der Nachfrage gedeckt).
  • Digitalisierung in Schulen: Anzahl der Geräte pro Schüler.
  • Durchlaufquote: Anteil der Schüler, die ohne Verzögerung ihre Bildungseinrichtung abschließen (%).

8. Umwelt und Nachhaltigkeit

  • CO₂-Effizienz: CO₂-Einsparungen pro investiertem Euro (Euro/kg CO₂).
  • Energieeffizienz: Energieverbrauch pro Quadratmeter städtischer Gebäude (kWh/m²).
  • Recyclingquote (%).
  • Kosteneffizienz alternativer Antriebe: Betriebskosten pro Kilometer für Fahrzeuge mit alternativen Antrieben (Euro).

9. Allgemeine Verwaltungsprozesse

  • Durchlaufzeitenoptimierung: Prozentuale Reduktion der Durchlaufzeit von Verwaltungsprozessen (%).
  • Bearbeitungsquote: Verhältnis von abgeschlossenen Anträgen zu offenen Vorgängen (%).
  • Effizienz in Besprechungen: Anzahl der Beschlüsse pro Sitzung.
  • Regelmäßige Evaluierung und Berichterstattung:
    • Die definierten KPIs sollen quartalsweise erhoben und dem Stadtrat sowie der Öffentlichkeit in geeigneter Form zur Verfügung gestellt werden.
  • Integration in das Verwaltungshandeln:
    • Die Ergebnisse der KPI-Auswertungen sollen aktiv in die Optimierung der Verwaltungsabläufe einfließen und als Entscheidungsgrundlage für weitere Maßnahmen dienen.
  • Kosten-Nutzen-Analyse:
    • Die Verwaltung wird beauftragt, eine Kosten-Nutzen-Analyse für die Umsetzung der vorgeschlagenen KPIs durchzuführen.

Wir bitten um Ihre Zustimmung zu diesem zukunftsweisenden Vorhaben.

Mit freundlichen Grüßen

Torsten Bielan
Stadtverordneter