Einführung eines Key Performance Indicator (KPI) Systems zur Verbesserung der Transparenz und Effizienz in der Stadtverwaltung
Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
hiermit stelle ich folgenden Antrag zur Abstimmung in der Stadtratssitzung am 03.12.2024:
Beschlussvorlage
Der Stadtrat möge beschließen:
- Die Einführung eines umfassenden Key Performance Indicator (KPI) Systems in der Stadtverwaltung Kerpen, mit dem Ziel, die Transparenz zu erhöhen, Verwaltungsprozesse zu optimieren und den Bürgerservice zu verbessern.
- In einem ersten Schritt sollen KPIs für die wesentlichen Verwaltungsprozesse entwickelt und implementiert werden, insbesondere in folgenden Bereichen:
Bürgerservice:
- Durchschnittliche Wartezeit im Bürgerbüro
- Bearbeitungszeit für Standardanträge (z.B. Personalausweis, Reisepass)
- Kundenzufriedenheit (durch regelmäßige Umfragen zu erheben)
Bauordnung:
- Durchschnittliche Bearbeitungsdauer von Bauanträgen
- Anzahl der bearbeiteten Anträge pro Zeiteinheit
- Quote der fristgerecht bearbeiteten Anträge
Personalwesen:
- Krankenquote der Mitarbeiter
- Fluktuationsrate
- Anzahl der Mitarbeiter je 1000 Einwohner (im Vergleich zu Referenzstädten)
Finanzen:
- Haushaltsausführungsquote
- Investitionsquote
- Schuldenstand pro Einwohner
Bauhof inkl. Grünschnitt:
- Reaktionszeit auf Bürgeranfragen und -meldungen
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Aufträgen
- Flächenleistung beim Grünschnitt (m² pro Stunde)
- Quote der fristgerecht erledigten Aufträge
- Kundenzufriedenheit mit den Leistungen des Bauhofs
- Die Ergebnisse der KPI-Messungen sollen vierteljährlich dem Stadtrat vorgelegt und in geeigneter Form der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, um maximale Transparenz zu gewährleisten.
- Es soll ein jährlicher Verbesserungsprozess etabliert werden, in dem basierend auf den KPI-Ergebnissen konkrete Maßnahmen zur Optimierung der Verwaltungsarbeit entwickelt und umgesetzt werden.
- Die Verwaltung wird beauftragt, innerhalb von drei Monaten ein detailliertes Konzept zur Umsetzung dieses KPI-Systems vorzulegen, einschließlich eines Zeitplans und einer Kostenschätzung.
- Für die Umsetzung des KPI-Systems sollen in den Haushaltsberatungen 2025/2026 entsprechende Mittel berücksichtigt werden. Dies umfasst sowohl mögliche Kosten für externe Unterstützung, als auch einen etwaigen Mehrbedarf an Personal zur Implementierung und Betreuung des Systems.
Begründung
Die Einführung eines KPI-Systems in der Stadtverwaltung Kerpen verfolgt mehrere wichtige Ziele:
- Erhöhung der Transparenz: Durch die regelmäßige Erhebung und Veröffentlichung von Leistungskennzahlen wird die Arbeit der Verwaltung für Bürger und politische Entscheidungsträger nachvollziehbarer.
- Verbesserung der Effizienz: Die kontinuierliche Messung von Leistungsindikatoren ermöglicht es, Schwachstellen in Verwaltungsprozessen zu identifizieren und gezielt zu optimieren.
- Steigerung der Bürgerorientierung: Durch die Messung von Wartezeiten und Bearbeitungsdauern können Bereiche mit Verbesserungspotenzial im Bürgerservice schnell erkannt und angegangen werden.
- Förderung einer leistungsorientierten Verwaltungskultur: Die Einführung von KPIs schafft Anreize für kontinuierliche Verbesserungen und fördert eine ergebnisorientierte Arbeitsweise.
- Benchmarking: Die erhobenen Daten ermöglichen Vergleiche mit anderen Kommunen im Rhein-Erft-Kreis und die Identifikation von Best Practices.
- Grundlage für evidenzbasierte Entscheidungen: Die KPIs liefern eine solide Datenbasis für politische und administrative Entscheidungen zur Weiterentwicklung der Verwaltung.
- Investition in die Zukunft: Die Bereitstellung von Mitteln für die Einführung und Unterhaltung des KPI-Systems stellt eine wichtige Investition in die Zukunftsfähigkeit unserer Stadtverwaltung dar. Der Mehrwert dieser Ausgaben lässt sich wie folgt begründen:
Effizienzsteigerung: Durch die Optimierung von Prozessen, die durch KPIs identifiziert werden, können langfristig Kosten eingespart werden. Effizientere Abläufe führen zu einer besseren Nutzung vorhandener Ressourcen.
Qualitätsverbesserung: Die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung von Leistungskennzahlen führt zu einer höheren Qualität der Verwaltungsdienstleistungen, was die Zufriedenheit der Bürger steigert und das Image der Stadt Kerpen verbessert.
Ressourcenoptimierung: Durch datenbasierte Entscheidungen können personelle und finanzielle Ressourcen gezielter und effektiver eingesetzt werden, was mittelfristig zu Kosteneinsparungen führen kann.
Vermeidung von Fehlentscheidungen: Die verbesserte Datenbasis ermöglicht fundiertere Entscheidungen und reduziert das Risiko von kostspieligen Fehlentscheidungen in der Verwaltung und Politik.
Attraktivität als Arbeitgeber: Eine moderne, leistungsorientierte Verwaltung mit klaren Zielen und Messkriterien kann die Attraktivität der Stadt als Arbeitgeber steigern und bei der Gewinnung qualifizierter Fachkräfte helfen.
Fördermöglichkeiten: Die Einführung innovativer Steuerungsinstrumente wie ein KPI-System kann möglicherweise Fördermittel von Landes-, Bundes- oder EU-Ebene erschließen, die die Kosten teilweise kompensieren könnten.
Die schrittweise Einführung, beginnend mit den wesentlichen Prozessen, erlaubt es, Erfahrungen zu sammeln und das System kontinuierlich zu verfeinern. Langfristig soll das KPI-System auf alle relevanten Bereiche der Stadtverwaltung ausgeweitet werden, um eine ganzheitliche Steuerung und Optimierung zu ermöglichen.
Die anfänglichen Investitionen in das KPI-System sind daher als strategische Ausgaben zu betrachten, die sich durch verbesserte Verwaltungsleistungen, höhere Bürgerzufriedenheit und potenzielle Effizienzgewinne mittel- bis langfristig amortisieren werden. Die genaue Höhe der benötigten Mittel wird im Rahmen des von der Verwaltung zu erstellenden Umsetzungskonzepts ermittelt und in den Haushaltsberatungen 2025/2026 zur Diskussion gestellt.
Mit der Umsetzung dieses Antrags positioniert sich die Kolpingstadt Kerpen als moderne, bürgernahe und effiziente Kommune, die aktiv an der Verbesserung ihrer Dienstleistungen arbeitet.
Ich bitte um Ihre Zustimmung zu diesem zukunftsweisenden Vorhaben.
Mit freundlichen Grüßen
Torsten Bielan
Stadtverordneter