Antrag für den Haushalt 2025/2026 der Kolpingstadt Kerpen: Einführung einer webbasierten Verwaltungssoftware für kommunale Raumbuchung und Ressourcennutzung

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

hiermit beantragen wir, dass die Verwaltung beauftragt wird, die Möglichkeiten der Einführung einer webbasierten Verwaltungssoftware zur Buchung und Verwaltung kommunaler Räume (Sporthallen, Sportplätze, Veranstaltungshallen) zu prüfen und im Haushalt 2025/2026 die notwendigen Mittel für die Umsetzung bereitzustellen. Es soll ferner geprüft werden, wie durch eine solche Software Synergien mit anderen Ämtern, insbesondere dem Amt 13 (Feuerwehr), geschaffen werden können.

Begründung:

Die Einführung einer webbasierten Raumbuchungs- und Ressourcenverwaltungslösung bietet zahlreiche Vorteile für Bürger, Vereine und die Verwaltung der Kolpingstadt Kerpen:

1. Webbasierter Zugang für alle Nutzer:
   Durch eine webbasierte Lösung können Bürger, Vereine und Feuerwehrmitglieder flexibel und ortsunabhängig auf die Plattform zugreifen. Sie können Termine und Ressourcen wie Sporthallen oder die Kleiderkammerzeiten selbstständig und direkt online beantragen, was sowohl Transparenz als auch den Zugang für alle Beteiligten erheblich vereinfacht. Idealerweise ist eine derartige Softwarelösung auch appfähig.

2. Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung:
   Die Verwaltung profitiert durch die Automatisierung und zentrale Verwaltung von Anfragen, Buchungen und Abrechnungen. Dies reduziert den internen Aufwand und ermöglicht eine optimierte Ressourcennutzung. Im Rahmen der Digitalisierung können Synergien bzw. Schnittstellen zu anderen vorhandenen Systemen genutzt werden, so dass es keinen Medienbruch gibt. Eine zentrale Plattform für alle Verwaltungsbereiche führt lang- fristig zu Einsparungen und einer deutlichen Entlastung der Mitarbeiter.

3. Synergien zwischen den Ämtern:
   Neben dem Amt für Sport, Freizeit und Kultur, das für die Vergabe und Verwaltung von Sporthallen, Sportplätzen und Veranstaltungshallen zuständig ist, könnte das Amt 13 (Feuerwehr) ebenfalls von dieser webbasierten Software zum Beispiel bei Terminvergaben der Funk- oder Atemschutzwerkstatt profitieren. Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr könnten z.B. die Zeiten für die Kleiderkammer online reservieren, was die Verwaltung erleichtert und die Nutzung flexibler gestaltet.

4. Optimierung der Raumauslastung und Ressourcenplanung:
   Eine umfassende Übersicht über alle genutzten Räume und deren Auslastung ermöglicht eine verbesserte Planung und Nutzung kommunaler Ressourcen. Engpässe oder Bedarf an zusätzlichen Kapazitäten können frühzeitig identifiziert und gesteuert werden.

5. Vorhandene Systeme und Produkte:
   Es existieren bereits erprobte, webbasierte Systeme und Produkte zur kommunalen Raumbuchung und Ressourcenverwaltung, die auf die Anforderungen der Kolpingstadt Kerpen zugeschnitten werden könnten (u.a. HallenManager, VENUZLE oder cituro). Diese Lösungen wurden vielfach in anderen Kommunen erfolgreich implementiert und bieten standardisierte, zugleich flexible Module für die Verwaltung und Vermietung öffentlicher Räume. Eine Marktanalyse könnte kosteneffiziente Optionen aufzeigen und Implementierungszeiten reduzieren.

6. Digitale Erreichbarkeit und Zukunftsfähigkeit:
   Die Kolpingstadt Kerpen profitiert von der Implementierung einer zukunftsorientierten, digitalen Plattform, die den Bürgerzugang verbessert und eine moderne Verwaltung unterstützt. Dies stärkt das Ansehen der Stadt als bürgerfreundliche und fortschrittliche Kommune.

Fazit:
Wir beantragen die Bereitstellung der notwendigen Mittel zur Prüfung und Einführung einer webbasierten Raumbuchungs- und Ressourcenverwaltungslösung, die Ämter, Vereine und Bürger vernetzt, die Verwaltung entlastet und die Transparenz für alle Nutzergruppen erhöht. Die Verwaltung wird gebeten, dem Rat regelmäßig über den Fortschritt und die Ergebnisse der Prüfung zu berichten.

 Mit freundlichen Grüßen        

Torsten Bielan
Stadtverordneter

Thomas Jurczyk
stv. Fraktionsvorsitzender